Trainingen stuwen het nieuwe jaargesprek in het UMCG

In het Universitair Medisch Centrum Groningen is het nieuwe jaargesprek al goed geland. In een groot deel van het UMCG wordt het nu gebruikt en is het onderdeel geworden van de strategie van de organisatie. De trainingen voor medewerkers en leidinggevenden in het voeren van het goede gesprek dragen bij aan de verdere ontwikkeling van het jaargesprek, vertellen de projectleiders.  

Janneke Carrière is als projectleider nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van het nieuwe jaargesprek. Ze heeft haar rol als projectleider sinds september dit jaar overgedragen aan Nienke IJdens. Beiden zijn HRD-professionals en hebben veel ervaring met learning & development.

Het begon allemaal met de wens voor een opfrisbeurt van het jaargesprek, vertelt Janneke.  “Uit een interne analyse kwam onder meer naar voren dat het oude format als keurslijf werd ervaren en het jaargesprek als ‘moetje’ werd gezien. Het was duidelijk sleets geworden.”

Een projectgroep ging aan de slag met een nieuw jaargesprek voor de hele organisatie. Zij toetsten de nieuwe plannen bij een klankbordgroep van afgevaardigden uit diverse disciplines. Ook de OR boog zich over de voorstellen. Janneke: “We hebben geprobeerd om een doorsnee van de organisatie erbij te betrekken.”

Regie bij de medewerker

De hoofdthema’s in het nieuwe jaargesprek zijn: werkplezier, werkresultaat, vitaliteit, veilig voelen, samenwerking en ontwikkeling. Reflectietools helpen de medewerker op weg bij het kiezen van bespreekpunten in het jaargesprek, die samen met de bespreekpunten van de leidinggevende de agenda van het jaargesprek vormen.

De voornaamste insteek van het nieuwe jaargesprek is om meer ruimte te creëren voor een goed gesprek en de medewerker meer regie te geven over de inhoud van het gesprek. Nienke: “Om de medewerkers inzicht te geven dat het hún gesprek is. Dat ze die invloed kunnen pakken en thema’s als werkdruk, vitaliteit en het inzetten van je kwaliteiten en talenten kunnen bespreken.”

Bij het bedenken van een geschikt format werd het Samen.Beter.Gesprek ontwikkeld. Dit bevat principes voor medewerker en leidinggevende om een goed gesprek te voeren. Aan deze principes liggen de kernwaarden van het UMCG ten grondslag.

Het grotere geheel

De nieuwe werkwijze nodigt uit om het jaargesprek in het grotere geheel van de organisatie en afdelingsstrategie te plaatsen.  Janneke: “Zo komen in het jaargesprek de doelen van de organisatie en de ambities van de individuele medewerker bij elkaar. Het is belangrijk dat we ons bewust zijn dat de inzet van iedere medewerker bijdraagt aan het totale resultaat van het UMCG. ”

Dat punt is ook expliciet een aspect van de trainingen voor het jaargesprek. Nienke geeft een voorbeeld. “We hebben nu een nieuwe strategie in het UMCG met verschillende focusgebieden. Een daarvan is ‘ruimte voor eigen regie’. Het is dus belangrijk dat de leidinggevende ook het gesprek daarover aangaat en de medewerker vraagt: waar wil je invloed op hebben? Wat is jouw bijdrage aan de strategie? Natuurlijk moeten deze thema’s ook op teamniveau worden besproken.”

Janneke en Nienke zien dat de verbinding van het jaargesprek met het grotere geheel een eyeopener is voor sommige leidinggevenden en medewerkers.

Twee trainingen

SoFoKleS maakte het mogelijk samen met Qidos twee trainingen te ontwikkelen:, een anderhalf uur durende workshop voor medewerkers en een training van twee dagdelen voor leidinggevenden. De workshop voor medewerkers is gericht op een goede voorbereiding van het jaargesprek en maakt de medewerkers bewust van de invloed die zij hebben op de inhoud van het gesprek.

De training Samen beter in gesprek voor de leidinggevenden richt zich op gespreksvaardigheid in het algemeen. De training is een goede voorbereiding op het jaargesprek én kan gebruikt worden om meer handvatten te krijgen voor een lastig gesprek. De deelnemers geven in hun reacties aan dat het een leerzame en interactieve cursus is, waarin de trainers praktische en toepasbare tips geven voor een goed gesprek en daarnaast ‘een fijne en veilige omgeving creëren, waarin eenieder aandacht, ruimte en tijd krijgt om situaties te bespreken en te oefenen’. “Een mooie training om weer bewust te worden van je eigen manier van communiceren.” Een andere deelnemer:  “De APK voor je gesprekstechnieken!”

Nienke was laatst aanwezig bij de workshop voor de werknemers. “Een deelnemer vertelde me toen: ‘Ik heb al regelmatig contact met mijn leidinggevende, soms bij de koffiemachine. Dan komt al veel aan bod van waar mijn uitdagingen liggen’. Dat is iets waar ik blij van word. Het liefst zou je namelijk willen dat er op regelmatige basis wordt uitgezoomd en thema’s als werkplezier niet slechts één keer per jaar besproken worden. Dat er geen onverwachte feedback wordt gedeeld en men dus niet voor verrassingen komt te staan.”

Dit voorbeeld raakt aan het ideale scenario van de continue dialoog. Voordat zoiets structureel is ingevoerd in een organisatie met 14.000 werknemers zal dat de nodige tijd kosten, beseffen Nienke en Janneke.

Onderdeel van leiderschapsprogramma

Er zijn intussen al vier trainingen voor leidinggevenden geweest, die goed werden ontvangen, en de eerste workshop voor medewerkers in september zat ook meteen vol. “De behoefte aan training is groot”, merkt Nienke. “Zowel leidinggevenden als medewerkers vinden het fijn om te sparren met elkaar en te leren hoe zij zich beter kunnen voorbereiden op een gesprek en welke punten ze kunnen aandragen.”

Nog meer ruchtbaarheid wil ze aan de trainingen geven, om nog meer deelnemers te trekken. “Wij vinden binnen het UMCG de trainingen dusdanig belangrijk dat ze nu onderdeel worden van ons leiderschapsprogramma, zodat we ze structureel aan kunnen bieden. Vanuit de nieuwe organisatiestrategie is er ook focus op talentontwikkeling, en daar past dit perfect bij, want je voert gesprekken over je persoonlijke ontwikkeling.”

Ervaringen van medewerkers

Medio 2024 werden de eerste nieuwe jaargesprekken in het UMCG gevoerd. Inmiddels gebruikt de overgrote meerderheid van de medewerkers het nieuwe formulier, schat Nienke. “Alle gebruikers van het jaargesprekformulier kunnen hun ervaringen delen via een feedbacklink. Uit deze resultaten ontstaat op dit moment een wisselend beeld. Veel medewerkers zijn enthousiast, vooral over de eigen regie. De nieuwe werkwijze helpt hen daarbij.” Janneke merkt dat het geven van vertrouwen om de gesprekspartners zelf het gesprek in te laten vullen, werkt. “Als ze geen vinkjes hoeven zetten, volgt er sneller oprechte nieuwsgierigheid naar elkaar.”

Er zijn ook minder enthousiaste medewerkers. Janneke en Nienke begrijpen dit wel.  Janneke: “Het UMCG is een grote organisatie en op sommige afdelingen sluit de nieuwe opzet nog niet goed aan bij de behoeften of past dit niet zo in de cultuur. Er is dan de neiging terug te grijpen naar het oude. Mogelijk moeten we nog meer uitleg geven over de bedoeling van het nieuwe jaargesprek. Alle verandering is moeilijk. We hebben het zaadje geplant en stap voor stap komen we er wel.” 

Afgerond jaargesprek als kpi

Voor leidinggevenden is het jaargesprek intussen verre van vrijblijvend, merkt Nienke op. “In het voor- en najaarsoverleg met leidinggevenden hebben we afgeronde jaargesprekken als kpi toegevoegd.”

Als toekomstwens spreekt zij de hoop uit ‘dat we vanuit talent- en loopbaanontwikkeling een mindset kunnen creëren waardoor medewerkers vaker een goed en vrij gesprek met hun leidinggevende hebben’. “Inhoudelijk staat het jaargesprek nu, en met de trainingen en een digitaliseringsslag willen we doorontwikkelen.“

Lessen geleerd

Het ontwikkeltraject heeft ook lessen opgeleverd. Voor Janneke is dat vooral: ‘Keep it simple’. “Soms wil je te veel theorieën en tips aandragen, terwijl de basisprincipes en het oefenen van een goed gesprek al heel behulpzaam zijn. Door je bewuster te worden van de manier waarop je een gesprek voert, krijg je ook meer zicht op wat je kan doen om jezelf eventueel te verbeteren.   Hier helpen de trainingen je bij.”

Probeer het gesprek vooral niet dicht te timmeren, heeft Nienke geleerd. “De kwaliteit van een gesprek moet vooropstaan. Tools zijn daarbij een hulpmiddel. Laat de leidinggevende en medewerker de vrijheid om een mooi gesprek te voeren. Wij reiken de vorm aan, het is aan hen om er iets van te maken.”

‘Van elkaar leren vond ik het fijnste van de cursus’

Thirza Hut-Lise werkt vijftien jaar in het UMCG. Ze voert als regieverpleegkundige geen jaargesprekken met haar teamleden, wel coachingsgesprekken. Recent had ze als medewerker een jaargesprek met haar leidinggevende en was aangenaam verrast. “Het was anders dan voorheen, het voelde beter. Ik was als medewerker zelf in de lead en mocht aangeven waar ik het over wilde hebben en waarin ik me zelf wilde ontwikkelen. Dat werd niet echt gedaan in de vorige jaargesprekken.”

Het gesprek duurde een uur en leidde ook tot afspraken. “Ik wilde het met name over mijn ontwikkeling hebben, ontdekken waar nu mijn uitdaging zit. Door het gesprek zijn mijn ideeën meer tot ontplooiing gekomen.”

Thirza volgde ook de workshop gespreksvoering voor leidinggevenden. “Ik had behoefte aan meer kennis over gespreksvoering en ik had nog nooit een rollenspel gedaan en daarover feedback gekregen. Het was ook goed om eens te zien hoe een ander het aanpakt.”

De workshop duurde twee dagdelen en werd gevolgd door een diverse groep leidinggevenden. Met name het delen van ervaringen en het voeren van gesprekken in de groep vond Thirza leerzaam. “Van elkaar leren vond ik het fijnste van de cursus. Iedereen heeft andere methodes om tot de kern te komen. De een is te direct, de ander te empathisch. Ik denk dat ik bij de groep hoor die daar tussenin zit. Het is mooi om te zien hoe iemand reageert als je iets op een bepaalde manier zegt. Hoe je tot diepere lagen komt in plaats van te denken dat het wel klaar is.” Ze heeft het geleerde ook in de praktijk gebracht tijdens coachingsgesprekken, wanneer zij de rol heeft van regieverpleegkundige. “Nu voer ik zo’n gesprek doelgericht. En voor mijn medewerkers zijn er duidelijke kaders: waar wil je het over hebben, waar en wanneer. Doordat je een helder doel voor ogen hebt, gaat het gesprek niet alle kanten op en kun je er ook op terugkomen. Je krijgt structuur.” Hoe je verbeterpunten kunt aangeven, en de medewerker ermee vooruit kan helpen, heeft ze ook geleerd. “Iedereen pikt weer wat anders op. We hebben bijvoorbeeld ook geoefend om beter te luisteren.”