Samen Beter in gesprek in het UMCG

Gesprekken voeren die geheel in lijn zijn met de strategie en kernwaarden van het umc: Samen Beter.UMCG. In het UMCG worden dit jaar de ‘Samen Beter’ gesprekken geïntroduceerd. Het is een leidraad voor álle interne gesprekken die in het umc plaatsvinden maar de oorspronkelijke vraag kwam voort uit onvrede over de traditioneel ingestoken jaargesprekken. Ciska Moll, senior p&o adviseur in het UMCG, heeft zich samen met een werkgroep over deze vraag gebogen en vertelt in dit interview over de aanleiding, de aanpak en de uitkomsten.

Wat was de aanleiding om jullie werkgroep op te richten?
Vanuit de raad van bestuur kwam de vraag om de jaargesprekken onder de loep te nemen. Uit onderzoek bleek onder andere dat deze gesprekken onbedoeld een beoordelend en retrospectief karakter hadden. De administratie er omheen motiveerde niet om deze te voeren. Hoewel de gesprekken als nuttig werden ervaren, werd er vaak niets mee gedaan. De jaargesprekken vonden plaats binnen een vast stramien, wat een open en gelijkwaardige dialoog niet ten goede kwam.

De wens was toe te werken naar een nieuw format, dat medewerker en leidinggevende uitnodigt niet alleen terug te blikken, maar ook vooruit te kijken en meer nadruk te leggen op eigen regie bij ontwikkeling van de medewerker.
De uitdaging zat in het waarborgen van de kwaliteit en beleving van het gesprek en het verbinden van de kwaliteit en ambities van de medewerker aan de doelen van het team en de organisatie. Vandaar dat we ons zijn gaan richten op het laden van onze kernwaarden, waaruit de principes van het Samen.Beter.Gesprek zijn ontstaan. Het Samen.Beter.Gesprek, dat dus gekoppeld is aan onze kernwaarden, is de manier waarop wij voortaan het gesprek met elkaar voeren.

Hoe ziet een Samen.Beter.Gesprek eruit?
Het Samen.Beter.Gesprek bestaat uit acht principes, waarbij we een open en eerlijk gesprek met elkaar voeren vanuit een oprechte nieuwsgierigheid en persoonlijke aandacht. Het gesprek is waarderend, toekomstgericht en er is aandacht voor de mens. Het gaat niet uitsluitend over werkthema’s maar er is aandacht voor de ‘volledige mens’; met ups en downs, werk én privé, positieve en negatieve ervaringen, talenten en ontwikkelpunten. “In een ‘Samen.Beter.Gesprek worden professionele en persoonlijke belangen met elkaar verbonden.”

Het Samen.Beter.Gesprek is een leidraad voor medewerker en leidinggevende in de manier waarop je met elkaar de dialoog voert. Het zijn gesprekken die enerzijds in de agenda’s staan gepland en aan een vergadertafel worden gevoerd, maar anderzijds ook staan voor de manier waarop we met elkaar in gesprek zijn, ook als je informeel bij de koffieautomaat met elkaar in gesprek raakt.

Hoe verhoudt het ‘Samen.Beter.Gesprek’ zich tot de jaargesprekken?
Het Samen.Beter.Gesprek is hoe je in algemene zin met elkaar in gesprek bent.

Het jaargesprek gaat over de inhoud, wat je met elkaar bespreekt is gericht op de bijdrage van de medewerker aan de afspraken en doelen van het team of de afdeling. Daarnaast hebben we gekeken naar hoe we medewerkers en leidinggevenden beter kunnen ondersteunen in het jaargesprek. Daartoe hebben we voor elk van hen een middel ontwikkeld.

Voor de medewerker is dat een zelfevaluatieformulier dat ingevuld kan worden ter voorbereiding op het jaargesprek. Het eerste onderdeel is een spinnenweb waarop een medewerker zichzelf scoort op de thema’s: werkplezier, werkresultaat, vitaliteit, veilig voelen, samenwerken en ontwikkeling. Op basis hiervan bepaalt een medewerker zelf welk thema voor hem/haar belangrijk is om te bespreken. Daarnaast zijn er verdiepende reflectievragen per thema. Door het beantwoorden van de reflectievragen kunnen onderwerpen naar voren komen die de medewerker tijdens het jaargesprek met de leidinggevende kan bespreken.

Ook voor de leidinggevende is er een reflectieformulier ontwikkeld ter voorbereiding op het jaargesprek met de medewerker. Bij dit formulier is er een verbinding tussen de reflectievragen met de kernwaarden, de essenties van samenwerking en leiderschap, de ambities en doelen van de afdeling en de bijdrage die de medewerker hieraan heeft geleverd volgens de leidinggevende.

Jullie hebben er dus toch voor gekozen om met middelen te werken voor het jaargesprek. Wat is daar de reden voor?

We stuurden al jarenlang aan op het voeren van ‘het goede gesprek’ maar we merkten dat we te weinig handvatten gaven over wat dat dan precies inhoudt. Daarnaast was het format van het jaargesprek dat we hadden te veel gericht op het verleden en op het afleggen van verantwoording. In die zin stond het format wat haaks op wat we wilden dat het jaargesprek in deze huidige tijd zouden kunnen zijn.

We hebben nu niet een gesprekformat ontwikkeld maar meer een handvat waar zowel medewerker als leidinggevende houvast aan kan hebben ter voorbereiding op het gesprek. Die behoefte hebben we gesignaleerd in de organisatie. De verantwoordelijkheid en motivatie liggen bij leidinggevende en medewerker, dat kun je niet afdwingen met welk format of welke middel dan ook.

Wat zou je collega’s uit andere umc’s mee willen geven die aan de slag willen gaan met ‘het goede gesprek’?

“Keep it simple, in woord en gebruik.”

We zijn nu bezig met een implementatie- en communicatieplan. We merken dat er finesse in communicatie nodig is. Je hebt een goed gesprek nodig om over te kunnen dragen wat een goed gesprek eigenlijk is. Ook het ontwikkelen van showcases is waardevol en werkt goed in de communicatie.