In het Amsterdam UMC draaide een pilot van SoFoKleS over het voeren van de dialoog tussen medewerker en leidinggevende. Hier is de Gesprekswijzer toegepast. Deze quick scan bestaat uit vijftien vragen over werkplezier, vitaliteit en bijblijven in je vak. Medewerkers die de quick scan invullen krijgen daarna een rapport over hoe zij er – volgens eigen inschatting – voor staan op ieder onderwerp en per onderwerp krijgen ze verbetertips. Deze Gesprekswijzer kan ter voorbereiding op een (jaar)gesprek met een leidinggevende worden gebruikt om stil te staan bij de eigen duurzame inzetbaarheid. Sanne Adriaanse is teamleider op de afdeling verloskunde van het Amsterdam UMC. Voorheen werkte ze als leidinggevende op de poli en daarvoor als verpleegkundige. Zij vertelt over haar ervaringen tijdens de pilot.
“Toen ik startte in deze functie, was de pilot al begonnen. De aanleiding om mee te doen komt voort uit de wil én de noodzaak om onze medewerkers te behouden en uitstroom zoveel mogelijk te beperken. Omdat ook de instroom afneemt en het verloop groot is, is duurzame inzetbaarheid nu belangrijker dan ooit.”
Eigen verantwoordelijkheid
Sanne vertelt: “De pilot richtte zich op het ondersteunen van medewerkers ter voorbereiding op de dialoog. Daarom hebben we de Gesprekswijzer en de Gesprekskaart ingezet. Vragen zoals ‘vind ik mijn werk nog leuk?’ en ‘wat vind ik van mijn werk-privébalans?’ kwamen daarbij aan de orde. De gesprekskaart verspreidden we en de QR-code waarmee een medewerker bij de gesprekswijzer uitkomt, promootten we via de mail en posters.” De posters werden in eerste instantie verspreid op koffietafels en het prikbord. Sanne: “Maar vooral dat prikbord hangt enorm vol. Dus hingen we de posters met QR-code ook op de toiletten zodat medewerkers vanaf die plek de vragen konden beantwoorden. Dan zitten ze wellicht een paar minuutjes langer op de wc, maar zijn de vragen wel beantwoord. We kregen hele positieve reacties.”
Meer ruimte
Vitaliteit, werkplezier, bijblijven in je vak zijn de onderwerpen van de gesprekswijzer. Sanne: “Over het algemeen is de aanpak rondom duurzame inzetbaarheid bekend en voelen medewerkers nu meer ruimte om daarover met ons in gesprek te gaan. Een voorbeeld: een medewerker wilde weten wanneer zij zou kunnen stoppen met werken. Door het gebruik van de Gesprekswijzer durfde ze daar nu over te beginnen, zo gaf zij zelf aan. Dit is ook precies wat we beogen. We willen medewerkers faciliteren en hopen dan dat zij zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun duurzame inzetbaarheid.” Dit sluit ook aan bij de keuze om de Gesprekswijzer niet verplicht te stellen. Wel wordt deze standaard meegestuurd met de uitnodiging voor het jaargesprek.
Mogelijkheden zoeken
Sanne noemt de pilotperiode geslaagd. “Al hebben we geen concrete resultaten, we hebben met veel medewerkers gesprekken gevoerd over ontwikkeling, werkplezier en vitaliteit. Ik kan nog niet zeggen dat het de uitstroom al beperkt. Wat we wel zien, is dat het nu veel duidelijker is waarom mensen weg willen. En nu we dat weten, kunnen we mogelijkheden zoeken die hen motiveren om te blijven. Alles is nu in een vroeger stadium bespreekbaar.”
Waardevol
Belangrijkste randvoorwaarde voor het slagen van deze pilot vindt Sanne het juiste moment te zoeken om ermee aan de slag te gaan. “De timing van de pilot was niet ideaal, we zaten in een roerige tijd. Sommige medewerkers waren te druk om iets nieuws te proberen. Nog steeds denken enkelen dat het ‘meer werk’ betekent. Maar het is bedoeld om medewerkers te ‘helpen’, dus niet per se meer werk. Ik weet van een aantal mensen dat zij de Gesprekswijzer gebruikt hebben en dat bijzonder prettig en waardevol vonden.”
Tips
Als tip geeft Sanne: “Als je een jaargesprek houdt, stuur de link naar de Gesprekswijzer meteen mee. Daardoor krijg je in veel gevallen meer feedback en worden er meer dingen besproken. Dan voelt het niet als iets extra’s, maar juist als hulpmiddel.”
