Erasmus MC verbetert jaargesprek met nieuwe gesprekscyclus

Het jaargesprek bij het Erasmus MC in Rotterdam heeft een metamorfose ondergaan. Minstens eenmaal, en liefst vaker, per jaar wordt er nu een goed gesprek gevoerd tussen leidinggevende en medewerker. Twee direct betrokkenen vertellen hoe de nieuwe benadering zorgt voor een beter en meer gelijkwaardig gesprek.

Eline Huisjes, sectormanager Onderzoek en Onderwijs bij Erasmus MC, besloot als leidinggevende deel te nemen aan de projectgroep die de nieuwe gesprekscyclus vorm ging geven. “Dit huis is enorm zorggericht, maar er is ook onderzoek en onderwijs. Het is belangrijk dat er ook iemand uit die hoek aan tafel zit”, vertelt ze.

Daarnaast vond ze, net als haar HR-collega’s, dat er echt iets moest veranderen aan het jaargesprek. “Ik ben hier vier jaar geleden als leidinggevende begonnen en merkte dat de oude regeling en het bijbehorende formulier niet werkten voor mij. Er zat een sterk beoordelingsaspect in, met scores. Medewerkers werden daar zenuwachtig van. Je kreeg dus niet het goede gesprek.”

Momentum

Stakeholders haakten aan, van verpleegkundigen tot de Talent & Innovation Council, en de hoofdthema’s van het formulier – persoonlijk welzijn, resultaten & vakbekwaamheid en competenties ‒ werden getoetst bij de medewerkers en binnen alle bestuurslagen van het Erasmus MC. “We moesten zorgen voor een generiek formulier voor die 18.000 medewerkers. Iedereen moest er mee uit de voeten kunnen.”

De raad van bestuur (RvB) was reeds aangehaakt. Eline: “Dit project maakte deel uit van een breder initiatief van de RvB, gericht op het aantrekken en behouden van medewerkers.”

De nieuwe gesprekscyclus voorziet in een verplicht jaarlijks gesprek en twee tussentijdse evaluatiemomenten, indien wenselijk en mogelijk. “We zien grote verschillen tussen de situaties van leidinggevenden. Soms hebben ze zeer grote teams. Dus je kunt moeilijk die twee extra momenten verplichten. Dan leg je de druk bij de leidinggevende, en dat is niet altijd eerlijk”, licht Eline toe.

Meer regie bij de medewerker

Als leidinggevende heeft ze de nieuwe methode al toegepast. “Ik vind dat het goed werkt”, zegt ze daarover. “Het is fijn dat beoordelen eruit is. Dat zorgde voor spanning. Het formulier is laagdrempelig en flexibel en de inspiratievragen vind ik leuk. Daardoor kan het jaargesprek nu gelijkwaardiger worden, met meer regie bij de medewerker.”

Het formulier is ook in de HRM-software van AFAS geïmplementeerd. Eline: “Zo kunnen de medewerkers zelf invullen waar ze behoefte aan hebben; ze zijn daardoor ook mede-eigenaar van het gesprek. Ik kan per medewerker bepalen wat ik wil bespreken en dan stellen we samen de agenda vast.” Voor de medewerkers is er ook een feedbacktool om informatie bij collega’s op te halen.

Waar het nu een gezamenlijke gebeurtenis is, was het voorheen overwegend een kwestie van ‘zenden vanuit de leidinggevende’. “Samen met SoFoKLeS en Qidos kregen de trainingen in goede gespreksvoering voor leidinggevenden en medewerkers vorm”, benadrukt Eline.

Implementatie en monitoring

HR-beleidsadviseur Femke is sinds september de projectmanager en het aanspreekpunt binnen de organisatie bij vragen en twijfels. “We hebben alle middelen om het goede gesprek te voeren nu paraat, met een gedigitaliseerd formulier. Nu is het zaak dat alle gesprekken gevoerd gaan worden in de praktijk en dat medewerkers en leidinggevenden het ervaren als een goed gesprek waar ze wat mee kunnen. We merken nu al enthousiasme en we zien dat er meer gesprekken gevoerd worden”, vertelt zij. “De meest recente stap was het implementeren van de dashboards waardoor we kunnen monitoren of de gesprekken worden gevoerd. Via de HR-adviseurs kunnen we vervolgens sturen per team. Een jaar na invoering gaan we uitgebreid evalueren en verbeteringen aanbrengen. En we willen uiteindelijk 360 graden feedback en een persoonlijk ontwikkelplan implementeren in het jaargesprek.”

Trainingen zijn gewild

Tweehonderd leidinggevenden volgden de trainingen voor leidinggevenden om het nieuwe jaargesprek onder de knie te krijgen, en vooral de eigen rol hierin. En de pilottraining voor medewerkers had vijftig deelnemers. “We willen meer trainingen voor medewerkers verzorgen”, aldus Femke. “Maar voor alle 18.000 medewerkers lukt dat niet in één keer.”

Tijdens een overleg met HR-adviseurs kreeg zij terug dat het jaargesprek sinds de implementatie van het nieuwe, flexibele formulier meer en beter wordt gevoerd. “Dat zien we ook op het dashboard. Er is meer aandacht voor de medewerker en je kunt focussen op onderwerpen die op dat moment spelen. In mijn geval ga ik met mijn leidinggevende bijvoorbeeld geen verzuim bespreken, want ik heb dit jaar nul keer verzuimd. Die flexibiliteit wordt gewaardeerd.”

Eline is als leidinggevende blij met de komst van het dashboard. “Dat miste ik. Ik heb nu een beter inzicht, het is heel fijn dat de papieren route is afgesloten.” Femke: “Voorheen werden de jaargesprekken vaak niet geregistreerd, dan belandden ze in een fysiek mapje in een la.” Ze merkt dat het thema leeft binnen de organisatie. “Ik krijg veel vragen over het jaargesprek uit verschillende hoeken, het heeft echt wat teweeggebracht.”

Tips

Het jaargesprek is geen project op zich, vindt Femke. “Het werkt door, naar behoud en aandacht voor ontwikkeling. En ik ben erachter gekomen dat medewerkers het belangrijk vinden. Het is geen moetje, medewerker én leidinggevende willen het.”

Voor HR-collega’s in grote organisaties die de switch gaan maken naar de gelijkwaardige dialoog heeft Femke van Es nog wel een tip. “Het moet langs verschillende gremia ter goedkeuring, en dit kost tijd en kan het proces vertragen. Het is goed om daar rekening mee te houden.” 

Eline Huisjes heeft ook nog ‘succesfactoren’: “Zonder bestuurlijk mandaat hadden we het niet voor elkaar gekregen. En we zijn geen mensen vergeten om aan te laten haken. We hebben aan stakeholdersmanagement gedaan.”

‘Het nieuwe gesprek werkte inspirerend’

John van der Voort werkt  32 jaar bij het Erasmus MC, heeft veel verschillende leidinggevenden gehad en is gewend jaargesprekken met hen te voeren. Het laatste jaargesprek was duidelijk anders dan de voorgaande, vertelt de HR-beleidsadviseur. “Het vorige gespreksformulier was vooral gericht op competenties. Je hebt dan toch soms het gevoel dat je beoordeeld wordt. Nu is het meer gericht op ontwikkeling en er wordt ook meer stilgestaan bij hoe het persoonlijk met je gaat. Het is een mooie mix geworden tussen doelen die je samen opstelt, hoe het met je gaat maar ook het bespreken van je competenties en functioneren.”

Hij merkt ook op dat de wisselwerking in de nieuwe gespreksvorm ‘ruimte geeft om een goed en open gesprek te hebben’. “Je kunt als medewerker meer input geven en goed aangeven waar je behoeften liggen. En dat kan de leidinggevende ook. Het is nu een echte dialoog, geen functioneringsgesprek.”

Bij John kwamen de hoofdthema’s gezondheid, werk en toekomst goed aan bod. “Het is ook persoonlijk wat je wilt bespreken, waar je op dat moment behoefte aan hebt. Je hoeft geen lijstje met onderwerpen meer af te werken. Dan krijg je ook meer een natuurlijk gesprek.”

Het gesprek had voor John ook een concrete uitkomst. “Als je in het gesprek zit word je door het formulier toch gewezen op dingen die je niet van plan was te bespreken, zoals scholing. Dat werkte inspirerend. Ik ga hopelijk volgend jaar een training doen, die ik eigenlijk al langer wilde doen.“

Dat de gesprekscyclus nu uit drie momenten per jaar bestaat, vindt hij ook een vooruitgang. “Dat geeft extra ijkpunten voor de medewerker. Mocht je naast het verplichte jaargesprek de behoefte hebben om op een rustig moment even bij te praten, dan kun je dat inplannen. Het is een stok achter de deur.”